Arbeitsanweisung

HPE-Einlagerungsprozess für Terminlieferungen

Inhaltsverzeichnis

1. Kurzbeschreibung

Buchung von Bestellungen des Herstellers HPE für Kunden, deren Ware bei Ingram Micro zum Abruf eingelagert wird.

2. Prozessziel

Sicherstellung der Kundenzufriedenheit durch zügige und wirtschaftliche Bearbeitung der Anfrage.

3. Prozessverantwortlicher

Verantwortlich für Umsetzung und Einhaltung der Arbeitsanweisung ist der Head of Business Operations. In ihrem Verantwortungsbereich liegt auch die regelmäßige Überprüfung auf Einhaltung und Wirksamkeit.

4. Glossar

5. Prozessbeschreibung

Kunde bestellt HPE Ware aufgrund eines von uns versandten Angebotes (Quote). Diese Ware wird aufgrund der expliziten Infos des Kunden / Sales vom Hersteller an unsere Logistik gesandt, dort eingelagert und auf Abruf an die gewünschte Lieferanschrift gebucht und verschickt.

5.1. Allgemeines

• Kunden bestellen aufgrund eines Angebotes (Quote) von uns HPE-Artikel. Diese werden von uns als Einzel-SKUs angeboten und dann aufgrund der Bestellung in speziell konfigurierten Einlagerungs-SKUs beim Hersteller bestellt.

• Pro OPG darf nur eine Einlagerungsorder gebucht werden, da die erstellten Dubletten mit der jeweiligen OPG verknüpft sind.

• Ruft der Kunde die Ware nicht innerhalb von 2 Wochen ab, werden ihm 0,5% vom Auftragswert als Einlagerungspauschale berechnet. Die BU ist für die Festlegung und Bearbeitung der Konditionen verantwortlich.

• Erkennungsmerkmale: Hinweise in der Bestellung (z. B. CTO Komplettlieferung, Anlieferung der Ware ins Lager Ingram“, zu beachten sind auch Hinweise in den Important Notes)

Die gesetzlichen Pflichtangaben finden Sie unter: de.ingrammicro.eu/pflichtangaben

5.2. Benötigte Daten

• Bestellung

• Endkundendaten

• OPG

• Hinweis, dass der Kunde eine Einlagerung wünscht

5.2.1. Anlage der Dubletten-SKUs

5.2.1.1. Erstellung einer neuen Order

Erstellung der Order und Ausfüllen des Summarys wie im K50D004DE-DO HPE Order Entry

Hat der Kunde keinen Liefertermin vorgegeben, muss die Dummy-SKU hinterlegt werden:

Einfügen der Artikel wie im K50D004DE-DO HPE Order Entry

Die gesetzlichen Pflichtangaben finden Sie unter: de.ingrammicro.eu/pflichtangaben

Überprüfung des in der Bestellung angegebenen Preises mit dem Betrag in der erstellten Order. Bei Abweichungen muss ggf. die Stückzahl der Bundles angepasst oder nicht benötigte Bundles gelöscht werden.

Einfügen des Endusers wie im K50D004DE-DO HPE Order Entry

Ship To anpassen wie im K50D004DE-DO HPE Order Entry

5.2.1.2. Erstellen des Excel-Files

Reiter „Products“

Dummy-SKU in der ersten Line Line löschen

Im Excelfile jeweils pro CTO (zusammengebautes Produkt) die erste Position (Hauptartikel) gelb markieren. Werden anstatt eines Bundles Einzelartikel eingelagert, alle seriennummernpflichtigen Artikel gelb markieren.

So bekommt der Artikel bei der SKU-Anlage einen „W-Flag“. Dadurch wird die Seriennummer wird beim Wareneingang und -ausgang gescannt.

Die gesetzlichen Pflichtangaben finden Sie unter: de.ingrammicro.eu/pflichtangaben

Spalte O „Cost“ und AJ „Ext Qty“ gelb markieren

Speichern

5.2.1.3.    Anfordern der Dubletten-SKUs

Side-Ticket an sku-management.de@ingrammicro.com erstellen:

Makro aufrufen

- Excelfile als Anhang

Ticket auf gelöst setzen

Im Hauptticket im Betreff an den Anfang hinzufügen: Warten auf Dubletten Status „Angehalten“

5.2.2.    Rückinfo von SKU-Management

Die gesetzlichen Pflichtangaben finden Sie unter: de.ingrammicro.eu/pflichtangaben

SKU-Management erstellt zu den einzelnen SKUs die entsprechenden neuen Bundle-SKUs und schickt das bearbeitete Excelfile zurück.

Betreff im Hauptticket ändern auf „Dubletten da“

Der Mass-Import benötigt 2 h Zeit, danach kann dann mit der Buchung fortgefahren werden

5.2.3. Einbuchung

Aufrufen der zuvor erstellten Order

Einfügen der Dubletten:

Folgende Spalten müssen im Excelfile mit den Daten aus dem File des Sku-Managements befüllt werden:

Daten hochladen

Die gesetzlichen Pflichtangaben finden Sie unter: de.ingrammicro.eu/pflichtangaben

Ist der Mass-Import noch nicht fertig, sind die Felder SKU und Description noch leer:

OPG abändern

Alle Lines markieren, rechte Mousetaste –Bid Action – Set Bid Number – “U/” vor die Bidnummer setzen

Die gesetzlichen Pflichtangaben finden Sie unter: de.ingrammicro.eu/pflichtangaben

UCID aus der SKU-Management-Liste kopieren (Achtung, es könnten unterschiedliche UCIDs hinterlegt)

Mit STRG + V in die Spalte UCID eintragen, aber mit der Bundle-ID abgleichen, damit diese mit der SKU-Management-Liste übereinstimmen

Die gesetzlichen Pflichtangaben finden Sie unter: de.ingrammicro.eu/pflichtangaben

Preis der Order nochmal mit dem Bestellpreis abgleichen:

Enduser gemäß Order Entry einfügen

Einspeilung der Order gemäß Order Entry Prozess

Betreff im Ticket ändern auf „CTO 12345-11“.

Prüfen, ob Tesedi-Support-Artikel gebucht wurden. Diese beginnen mit Mfr-Part-nr: HU…#...

Wenn diese SKU´s gebucht wurden, im Betreff zusätzlich „Tesedi“ eintragen.

5.2.3.1. Purchase-Mail

Purchase-Mail nach der Buchung via Zendesk an PRO – Datacenter > HPE Top Config schicken inkl. Anhang (Excelfile vom SKU-Management)

UCID in rot mit "Einlagerung" in den Text einfügen. Der Einkauf bestellt dann die Ware bei HPE.

Die gesetzlichen Pflichtangaben finden Sie unter: de.ingrammicro.eu/pflichtangaben

5.2.3.1.1. Deutscher Endkunde

5.2.3.1.2. Nicht-deutscher Endkunde

5.2.3.2. Auftragsbestätigung

An den Kunden versenden über Jumpcode „fx“ im Impulse

F2

Die gesetzlichen Pflichtangaben finden Sie unter: de.ingrammicro.eu/pflichtangaben

5.2.4. Rückinfo vom HP Top Config Einkauf an HPE Order Desk

Das Purchasing-Team gibt Rückmeldung, unter welcher HPON (HP Order Nummer) die Ware beim Hersteller angefordert wurde. Im Anschluss daran trägt HPE Order Desk den Tesedi-Support in das DataSheet am Sharepoint ein.

Betreff des Tickets auf „Tesedi erl.“ ändern

5.2.5. Abruf der Ware

desr-smbox-config-te@ingrammicro.com meldet den Eingang der Ware in unserer Logistik.

Die Info über die Teillieferungen kann abgelegt werden.

Wenn die finale Info kommt, dass alle Positionen eingelagert wurden, informiert

Die gesetzlichen Pflichtangaben finden Sie unter: de.ingrammicro.eu/pflichtangaben

HPE Order Desk den Kunden und gibt das Ticket an den Kundenbetreuer weiter.

Ruft der Kunde die Ware ab, Order im Impulse öffnen, Dummy entfernen (Change Line),

wünscht der Kunde eine Lieferung bis 12 Uhr am Folgetag:

Action-Code 32, V0 (kostet 25 Euro) + Datum morgen als fixes Lieferdatum hinterlegen

Info an ordermanagement-outboundrdc@ingrammicro.com, dass die Ware per Vormittagsdienst verschickt werden muss:

Die gesetzlichen Pflichtangaben finden Sie unter: de.ingrammicro.eu/pflichtangaben

Im Zendesk auf „gelöst“ setzen

Rückinfo an den Kunden

6. Prozessmessung

Prozessmessung in Form von Kennzahlen oder Stichproben.

7. Schlagwörter / Suche

HPE Order, Bestellung

Die gesetzlichen Pflichtangaben finden Sie unter: de.ingrammicro.eu/pflichtangaben

K50D005DE-DO_HPE Einlagerungsprozess für Terminlieferungen

Abschließender Prüfbericht

2024-09-21

Verlauf für „K50D005DE-DO_HPE Einlagerungsprozess für Terminlieferungen“

• Andreas Rosenlehner (andreas.rosenlehner@ingrammicro.com) hat das Dokument erstellt.

  2024-09-17 - 08:01:15 GMT

• Dokument wurde per E‑Mail zur Signatur an julia.hafner@ingrammicro.com gesendet.

  2024-09-17 - 08:01:50 GMT

• [IMAGE PLACEHOLDER: Email viewed icon] julia.hafner@ingrammicro.com hat die E‑Mail angezeigt.

  2024-09-21 - 08:11:31 GMT

• Die signierende Person julia.hafner@ingrammicro.com hat bei der Signatur den Namen Julia Hafner eingegeben

  2024-09-21 - 08:11:45 GMT

• [IMAGE PLACEHOLDER: E-signature applied icon] Julia Hafner (julia.hafner@ingrammicro.com) hat das Dokument mit einer E‑Signatur versehen.

  Signaturdatum: 2024-09-21 - 08:11:47 GMT – Zeitquelle: Server

• Vereinbarung abgeschlossen.

  2024-09-21 - 08:11:47 GMT